ワークショップの成否は、当日より事前準備で決まります。Panel Blendがプロセス改善ワークショップを提供してきた経験から言うと、準備が不十分なワークショップは「楽しかったけど何も変わらなかった」で終わります。
参加者の選定が最初の分岐点 ¶
ワークショップに誰を呼ぶかが、最初の重要な判断です。Panel Blendでは「実際に業務フローに関わっている人」を優先します。役職より現場経験を重視します。また、意思決定権を持つ人が一人は参加していることも条件にしています。現場が課題を特定しても、その場で「やろう」と決められる人がいないと、アクションが宙に浮きます。
事前インタビューで「言えない本音」を拾う ¶
ワークショップの2週間前に、参加者の中から3〜5名に個別インタビューを行います。30分程度の非公式な会話で、「実は困っているけど会議では言えないこと」を拾います。この情報がワークショップの議題設計に直結します。インタビューの内容は個人が特定されない形で集約し、当日の問いに組み込みます。
ゴールを「動詞」で設定する ¶
「業務効率を改善する」はゴールではありません。「受注から納品までのリードタイムを現在の14日から10日に短縮するための、最初のアクションを決める」がゴールです。ワークショップの前日までに、主催者と一緒にゴールを動詞で書き直します。このゴールが当日の議論の羅針盤になります。
当日の終わり方を先に設計する ¶
Panel Blendのワークショップは、最後の60分を「アクションプラン設定セッション」として固定しています。この時間に何をするかを、事前に参加者全員に伝えておきます。「終わりに向けて議論する」ではなく「終わりに何を決めるかが決まっている」状態で始めることで、議論の密度が変わります。
プロセス改善ワークショップの詳細や事前準備の進め方については、まずお気軽にご相談ください。半日版・1日版ともに対応しています。